Q & A - najczęstsze pytania

Aktywny Samorząd - pytania i odpowiedzi.

Oddajemy do Państwa dyspozycji materiał otrzymany od Departamentu ds. Programów - to odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania, otrzymane w roku 2019 i 2020 - dotyczy pilotażowego programu "Aktywny samorząd".

2019 - Plik do pobrania

2020 - Plik do pobrania

Informacja dla lekarzy okulistów - dotyczy zaświadczeń określających parametry wzroku na potrzeby programu „Aktywny samorząd” - Plik do pobrania

Porozumienie

1. Kto jest stroną Porozumienia?
   Stronami porozumienia są Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych (PFRON) oraz Miasto lub Powiat (dla obu przypadków definiowane jako JST). Jednostkami podległymi pod JST są samorządowe jednostki organizacyjne (SJO).
   
   
2. Kto może podpisać porozumienie?
   
   Wariant 1: Prezydent miasta lub starosta.
   
   Wariant 2: Osoba upoważniona na mocy uchwały lub pełnomocnictwa. W tym przypadku do papierowej wersji porozumienia wysyłanej pocztą należy załączyć oryginał dokumentu lub kopię poświadczoną za zgodność z oryginałem.
   
   
3. Czy należy wypełniać dane ze strony PFRON?
   Nie należy wypełniać danych dotyczących PFRON. Są to pola wypełniane przez pracowników PFRON.
   
   
4. Czy należy wypełniać numer porozumienia i datę porozumienia?
   Należy zostawić puste miejsca na nadanie numeru i daty porozumienia. Numer porozumienia jest kolejnym numerem w rejestrze porozumień i będzie nadawany przez PFRON. Datę porozumienia wpisana będzie w PFRON po jego podpisaniu przez obie strony.
   
   
5. Jakie dane należy uzupełnić w par. 4 ust. 1 pkt. 2, w którym wpisuje się urzeczywistnienie porozumienia ze strony jednostki?
   W punkcie tym należy wpisać jednostki takie jak: Miejskie Ośrodki Pomocy Społecznej, Powiatowe Centra Pomocy Rodzinie, Powiatowe Urzędy Pracy, które zostaną objęte System SOW w ramach przystępującego JST.
   
   
6. Jakie dane należy uzupełnić w par. 4 ust. 2 pkt. 2, w którym wskazuje się dane do bieżącej współpracy?
   Należy podać dane kontaktowe do osoby, do której będą kierowane informacje dotyczące istotnych postanowień z punktu widzenia Systemu  SOW. Dane powinny zawierać: imię, nazwisko, funkcja, nr tel., e-mail.

Szablony konfiguracji:

1. Czy należy wypełniać Szablon Konfiguracyjny Danych Jednostki?
   Tak, szablony konfiguracyjne posłużą do zdalnego stworzenia kont dla użytkowników Systemu, zatem są niezbędne do jego wdrożenia w jednostce. Przy wypełnianiu szablonów należy posługiwać się jedynie danymi służbowymi (e-mail, nr telefonu). Dane Użytkowników, wypełnione w szablonach nie będą widoczne dla Wnioskodawców.
   
   Ważne: Wypełnione szablony konfiguracyjne będą przekazywane Wykonawcy odpowiedzialnemu za instruktaże stanowiskowe, które formalnie przystąpią do Systemu SOW.
   
   
2. Co to jest numer TERYT?
   Numer TERYT to numer z rejestru urzędowego podziału terytorialnego Polski, prowadzonego przez Główny Urząd Statystyczny. TERYT można sprawdzić korzystając z wyszukiwarki na stronie internetowej GUS:
   http://eteryt.stat.gov.pl/eTeryt/rejestr_teryt/udostepnianie_danych/baza_teryt/uzytkownicy_indywidualni/wyszukiwanie/wyszukiwanie.aspx?contrast=default
   
   
3. Jaki numer konta bankowego należy wpisać do Szablonu Danych Jednostki?
   Należy podać numer konta dedykowanego do rozliczeń środków pomiędzy JST, a PFRON.
   W przypadku posiadania przez jednostkę kilku kont bankowych dedykowanych do obsługi środków PFRON można podać w szablonie konfiguracyjnym więcej niż jedno konto bankowe. Wówczas jednak konta należy stosownie opisać. Np. konto do obsługi programu Aktywny samorząd, konto do obsługi zadań zlecanych itp.
   
   
4. Kto powinien być administratorem Systemu po stronie JST?
   Zarządzanie kontami użytkowników i uprawnieniami w ramach jednostki JST wymaga wyznaczenia administratora. Domyślnie powinna to być osoba, która posiada merytoryczną wiedzę dotyczącą obsługi środków PFRON. Do uprawnień administratora należeć będą np.:
   
   • Uruchamianie nowych naborów wniosków w Systemie
   • Dodawanie nowych szablonów pism, umów, decyzji
   • Tworzenie kont nowych pracowników w Systemie

   Ważne - do pełnienia roli administratora Systemu po stronie JST nie jest wymagana zaawansowana znajomość informatyki. Rekomendujemy, aby wyznaczyć co najmniej dwóch administratorów na wypadek urlopów i zastępstw.

5. Jaką rolę pełni Realizator Podstawowy?
   Realizator Podstawowy to pracownik merytoryczny odpowiedzialny za ocenę formalną i merytoryczną wniosku oraz przygotowywanie pism i umów. Realizator Podstawowy może także wprowadzać w imieniu Wnioskodawcy do Systemu wnioski otrzymane przez jednostkę w wersji papierowej. Uprawnienia Realizatora Podstawowego nie pozwalają na zatwierdzenie wniosków i podpisywanie umów.

6. Jaką rolę pełni Realizator Rozszerzony?
   Realizator Rozszerzony przydziela wnioski do Realizatorów Podstawowych, zatwierdza wnioski i podpisuje umowy. W domyśle to kierujący komórką organizacyjną lub jednostką. Realizator Rozszerzony weryfikuje ocenę formalną i merytoryczną wniosku po Realizatorze Podstawowym.

Regulamin Systemu

1. Czy dokument należy podpisać i przesłać o PFRON?
   Regulaminu nie trzeba podpisywać i przesyłać w wersji papierowej. Akceptacja dokumentu będzie wymagana przez każdego użytkownika w momencie logowania do Systemu SOW. 

Wdrożenie Systemu SOW

1. Czy wdrożenie Systemu SOW jest obowiązkowe?
   Obecnie System SOW stanowi dodatkowe narzędzie w procedowaniu wniosków o dofinansowanie ze środków PFRON. System nie jest obowiązkowy, natomiast zaleca się wdrożenie Systemu SOW ze względu na interes społeczny (umożliwienie Wnioskodawcom składania i rozliczania wniosków online) oraz na planowane w przyszłości wprowadzenie sprawozdawczości na linii JST-PFRON za pośrednictwem Systemu SOW.
   
   
2. Jaki jest termin na wdrożenie Systemu SOW?
   Zakładany termin wdrożenia Systemu SOW w danej jednostce to kilkanaście dni od zawarcia porozumienia o przystąpieniu jednostki. Konkretne terminy wdrożeń są ustalane indywidualnie po podpisaniu porozumienia.
   
   
3. Jakie są wymagania dla JST dotyczące instruktażu podczas wdrożenia?
   Jednostka samorządowa, która przystępuje do Systemu SOW (województwo, powiat lub miasto) wskazuje jednostki, które będą objęte wdrożeniem, np.: Starostwo deklaruje wdrożenie Sytemu w podległym PUP i PCPR. Wówczas należy umożliwić wszystkim docelowym użytkownikom możliwość odbycia instruktażu stanowiskowego w tym samym terminie. By zwiększyć efektywność, instruktaże będą prowadzone docelowo na komputerach pracowników mających być Realizatorami lub Administratorami. W przypadku wdrażania więcej niż jednej jednostki podległej dla danego JST, zaleca się by JST zapewniło technicznie możliwość przeprowadzenia instruktaży przez udostępnienie sali konferencyjnej i odpowiedniej ilości komputerów.
   
   
4. Czy wdrożenie Systemu SOW oznacza, że dana jednostka musi od tego momentu prowadzić nabory za jego pośrednictwem?
   Wdrożenie Systemu SOW nie oznacza konieczności korzystania z niego. Zakres działań realizowanych w Systemie będzie określał administrator w danym JST.

Wnioskodawcy

1. Kto może korzystać z Systemu SOW?
   System jest przeznaczony dla osób z niepełnosprawnościami i podmiotów działających na ich rzecz. Przez System SOW można składać wnioski o dofinansowanie ze środków PFRON będących w gestii jednostek samorządu terytorialnego (JST).
   
   
2. Jaką kwotę można otrzymać?
   Kwota dofinansowania wnioskowana za pomocą Systemu SOW nie różni się od tej, o którą wnioskujemy w formie papierowej. SOW jest udogodnieniem, dzięki któremu można złożyć wniosek przez internet.
   
   
3. Z jakim problemem można zadzwonić na infolinię?
   - związanym z nawigacją w systemie;
   - związanym z wprowadzaniem danych w pola (odnośnie wymaganego formatu w celu poprawnego walidowania się wniosku);
   - związanym z wypełnianiem pól (odnośnie podstawowej wiedzy merytorycznej wynikającej z przepisów prawa i ogólnych uregulowań);
   - problemem technicznym występującym z aplikacją.
   
   
4. Co to jest Kreator, do czego służy?
   Kreator to narzędzie, które ułatwi Ci złożenie wniosku w Systemie SOW. Dzięki niemu:

• poznasz dostępne formy pomocy,
• dowiesz się, jakie warunki należy spełniać, aby z niej skorzystać,
• następnie zostaniesz skierowany bezpośrednio do odpowiedniego wniosku w Systemie SOW,
• jeśli Twój samorząd już przystąpił do Systemu SOW i prowadzi nabór na wybraną przez Ciebie formę wsparcia, będziesz mógł złożyć wniosek drogą elektroniczną,
• jeśli Twój samorząd jeszcze nie przystąpił do Systemu SOW, dowiesz się, gdzie się zwrócić po dalsze informacje.
  
  
  

  Działanie Systemu SOW - pytania z Jednostek Samorządu Terytorialnego:

  1. Czy data rejestracji wniosku złożonego w wersji papierowej może różnić się od daty wprowadzenia wniosku do Systemu SOW z pozycji realizatora? (Czy wnioski złożone w wersji papierowej można wprowadzać z opóźnieniem do SOW z zachowaniem kolejności wpływu faktycznego?). Czy w SOW istnieje możliwość edycji daty wpływu wniosku?
  Rok 2019 jest okresem przejściowym i liczymy się z brakiem spójności w danych w tym w datach wniosków. Rekomendujemy wprowadzenie wniosków papierowych tak, aby była ciągłość naboru oraz przesłanie informacji do Wnioskodawców, że są to tylko działania w Systemie SOW. W systemie istnieje funkcjonalność, z której będzie można korzystać zaznaczając w systemie „datę wpływu wniosku” i „datę wpisania” do systemu.

  2. Czy jest możliwość wydruku pustego druku wniosku z Systemu SOW w celu ujednolicenia przyjmowanych wniosków w wersji elektronicznej z wersją papierową, składaną w sposób tradycyjny?
  Tak, istnieje taka możliwość. System zakłada ujenolicenie wszystkich wzorów wniosków, które można wydrukować na każdym etapie przetwarzania. Każdy Administrator Lokalny systemu otrzymuje mailowo wszystkie wzory wniosków, które należy załączyć do każdego otwartego naboru. Następnie wystarczy wejść w dany nabór, pobrać i wydrukować wzór wniosku.

  3. Czy jest możliwość podglądu pustego wniosku w SOW?
  Wnioskodawcy mają możliwość podglądu pustego wniosku SOW, o ile jednostka, w której chcą złożyć wniosek, uruchomiła nabór w wersji elektronicznej. Administrator Lokalny otrzymuje mailowo wszystkie wzory wniosków, dzięki czemu jednostka może podejrzeć dany wniosek.

  4. Czy jeden e-mail jest wystarczający do działań w SOW z pozycji realizatora podstawowego, rozszerzonego i administratora? Chodzi o kwestię, kiedy jeden pracownik PCPR będzie miał trzy uprawnienia z pozycji każdego realizatora.
  Tak, jeden adres mail jest wystarczający do działań w SOW z pozycji wszystkich ról: realizatora zarówno rozszerzonego i podstawowego oraz administratora, dzięki czemu jeden pracownik ma wszystkie uprawnienia.

  5. Czy jest uruchomione rozliczenie wniosków w systemie?
  Rozliczenie wniosków w systemie z Wnioskodawcą jest uruchomione, natomiast rozliczenie wniosków w systemie z PFRON będzie uruchomione w przyszłości.

PYTANIA OD PCPR

1. Na jakiej podstawie prawnej PFRON będzie prowadził elektroniczny system/rejestr danych osobowych i gromadził dokumentację zawierającą między innymi dane szczególne. W przypadku pracy np. Powiatowych Zespołów ds. Orzekania o Niepełnosprawności działanie systemu EKSMOoN ma swoje oparcie w Art. 6 d. ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, gdzie określono:
• kto sprawuje nadzór nad systemem,
• finansowanie systemu,
• jakie dane mogą być gromadzone,
• kto jest administratorem danych,
• komu dane mogą być udostępnione,
• kto zapewni warunki organizacyjno-techniczne funkcjonowania systemu?

Podstawę prawną przetwarzania danych osobowych stanowi artykuł 6c RODO – „przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze”. System SOW jest jednym z wielu dziedzinowych systemów informatycznych PFRON i nie istnieje potrzeba jego bezpośredniego osadzenia w ustawie o rehabilitacji zawodowej i społecznej (…), jak ma to miejsce w przypadku systemu EKSMOoN. W przypadku systemu EKSMOON ustawodawca kompleksowo uregulował w ustawie krajowy system orzekania o niepełnosprawności, którego istotnym elementem jest wspomniany system informatyczny. Takiej potrzeby nie ma w przypadku wdrożenia narzędzia informatycznego, które nie zmienia istniejącego zakresu przetwarzanych danych, a jednie sposób ich pozyskiwania (cyfryzacja).

2. Kto i na jakiej podstawie zapewnia obsługę i wsparcie informatyczne infrastruktury i w jaki sposób jest wyłaniany, jakie są zabezpieczenia podczas przesyłania danych?

Zgodnie z pkt 2 Rozdziału II Regulaminu korzystania z Systemu SOW System stanowi wyłączną własność PFRON i to na nim spoczywa obowiązek zapewnienia utrzymania oraz należytego zabezpieczenia systemu. Wsparcie informatyczne infrastruktury jest zapewniane przez profesjonalny podmiot zewnętrzny (firma Polcom S.A) wyłoniony w ramach procedury podlegającej przepisom PZP. System spełnia wytyczne przepisów prawa w zakresie ochrony danych osobowych, m.in.:
• Umożliwia pełną rozliczalność czynności przetwarzania,
• wykorzystuje szyfrowaną transmisję danych,
• posiada mechanizm wymuszania zmiany hasła,
• posiada możliwość zastosowania pseudonimizacji,
• umożliwia odnotowanie zgody oraz sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych.

3. Jak wygląda kwestia umowy powierzenia w świetle RODO?

Kwestia powierzania przetwarzania danych osobowych została uregulowana w Rozdziale VII pkt 6 Regulaminu korzystania z Systemu SOW.
Odbiorcami danych osobowych Użytkowników mogą być:
„1) inne podmioty, które na podstawie stosownych umów podpisanych z PFRON
przetwarzają dane osobowe, dla których administratorem jest PFRON,
2) dostawca i podmiot świadczący usługi serwisowe dla systemu SOW.” W najbliższym czasie PFRON zamierza zawrzeć umowę o powierzeniu przetwarzania d.o. z podmiotem informatycznym obsługującym SOW wyłonionym w postępowaniu przetargowym.

4. Co z dedykowanymi systemami elektronicznej obsługi klienta wykorzystywanymi w JST, w świetle tego, że Ministerstwo Cyfryzacji pracuje nad ogólnopolskim systemem EZD RP?

Od strony architektury technicznej, System SOW jest przygotowany do integracji na poziomie danych z aktualnym system EZD PUW. Będziemy dokładali starań, aby System SOW, w momencie kiedy powstanie projektowany system EZD RP, integrował się również z tym systemem.

5. W przesłanym do PCPR piśmie wskazujecie Państwo, że zamiarem PFRON jest:
a. „(…) Zwiększenie dostępności wsparcia i skrócenie czasu procedowania wniosków dla Wnioskodawców” – obecnie nasza jednostka posiada system elektronicznego obiegu dokumentacji, który automatycznie pobiera całą korespondencję (w tym wnioski) z ePUAP, w związku z czym każda osoba niepełnosprawna posiadająca profil zaufany może taką korespondencję złożyć.

System SOW posiada funkcjonalność znacznie wykraczającą poza możliwość złożenia wniosku w formie elektronicznej, m.in.:
• Aktywny formularz wniosku wspierający eliminację błędów,
• Komunikacja elektroniczna z beneficjentem przy pomocy komunikatów systemowych i wiadomości SMS,
• Aktywny formularz rozliczenia wspierający wnioskodawcę,
• Centralne repozytorium informacji o beneficjentach, w tym o historii wnioskowania
• Od sierpnia 2019 walidację on-line z system PESEL, walidację zaległości z system ZUS, a od stycznia 2020 walidacje z system NFZ
• Oraz wiele innych funkcjonalności przydatnych w codziennej obsłudze spraw.

b. "Ułatwienie pracy pracownikom JST" – rocznie do naszej jednostki wpływa ponad 1000 spraw, w większości przypadków dotyczy to osób, które mimo, że będą miały taką możliwość to nie skorzystają z obsługi elektronicznej. W związku z tym, konieczność wprowadzania ręcznie i skanowania dokumentów do systemu nie ułatwi pracy, wręcz odwrotnie.

Aktualnie dokumenty również są skanowane w JST. Z informacji przekazywanych przez JST ogłaszające nabory wynika, że czas niezbędny do wprowadzenia wniosku do Systemu jest rekompensowany przez oszczędność czasu wynikającą z braku konieczności tworzenia dokumentacji papierowej, m.in. pism i umów, które są generowane automatycznie.
Rozpatrując konieczność rejestracji w Systemie SOW wniosków papierowych należy przyjąć szerszą, ogólnokrajową perspektywę. Każdy wniosek zarejestrowany w Systemie zasili bazę wiedzy o wsparciu udzielonym beneficjentom, co w perspektywie kilku lat wyeliminuje konieczność pozasystemowej weryfikacji wsparcia udzielonego beneficjentom przez inne JST.
Zachęcamy do uruchomienia naborów w zadaniach, w których na podstawie już przeprowadzonych naborów istnieje duże prawdopodobieństwo złożenia większości wniosków w formie elektronicznej. Przykładem takiego zadnia jest Mdoduł II programu Aktywny Samorząd. Nabory ogłoszone w wiosennej edycji programu wykazały, że do 100% wniosków zostało złożone w formie elektronicznej, a proces poprawiania błędnych wniosków skrócił się z 14 dni do 24-48 godzin.
Jesienny nabór w AS odbędzie się przy pomocy nowych, wystandaryzowanych wniosków oraz w pełni zautomatyzowanych sprawozdań.

c. "Ujednolicenie dokumentacji aplikacyjnej" – to zadanie można zrealizować podobnie jak w przypadku turnusów, czyli w formie rozporządzenia.

Przeprowadzenie procesu opracowania i usankcjonowania prawnego dla ponad 30 różnych wniosków obsługiwanych przez SOW, jest procedurą bardzo złożoną. M.in. dlatego jednym z celów wdrożenia systemu SOW jest wypracowanie ogólnopolskiego standardu wniosków, który następnie zostanie usankcjonowany aktem prawa powszechnego. Odwrócenie tego procesu poprzez wystandaryzowanie formularzy w drodze ustaleń teoretycznych a następnie ich implementacja w systemie informatycznym, znacząco wydłuży ten proces. Ewolucja formularzy wniosków oraz całego, towarzyszącego im procesu obsługi spraw, na podstawie doświadczeń użytkowników systemu informatycznego oraz wzajemnej wymiany doświadczeń została uznana za najbardziej efektywne, a jednocześnie najbardziej przyjazne rozwiązanie. Jest to bowiem podejście ewolucyjne, które umożliwia stałą ocenę wdrażanych funkcjonalności i konsumpcję doświadczeń użytkowników. Wdrożenie nowego rozwiązania informatycznego klasy SOW niesie za sobą konieczność dokonania zmian w kulturze organizacyjnej jednostki wdrażającej. Stopniowe przenoszenie czynności do nowego systemu rozłoży to obciążenie w czasie, zaś twórcom Systemu zapewni czas niezbędny do wprowadzania modyfikacji.

d. "Stopniowe eliminowanie obowiązku sprawozdawczości" – czas i koszty związane z realizacją sprawozdawczości wyglądają na niewspółmiernie małe w stosunku do wcześniej poniesionych kwestii.

Eliminacja sprawozdawczości nie ograniczy się wyłącznie do sprawozdań z realizacji zadań, ale obejmie również automatyzację procesu pozyskiwania środków. Stopień automatyzacji Systemu SOW będzie stale zwiększany.

e. "Zwiększenie dostępu do wiedzy dla Wnioskodawców w zakresie istniejących form wsparcia" – wszystkie informacje dotyczące możliwości uzyskania wsparcia przez niepełnosprawnych klientów zamieszczane są w BIP i na stronie internetowej.

Informacje zamieszczane w BIP i na stronach internetowych są najczęściej pozyskane z formalnych dokumentów tworzonych przez PFRON. Są to „suche” urzędowe komunikaty. Informacje umieszczane w kreatorze form wsparcia wspierającym System SOW są łatwe do wyszukania poprzez zastosowania mechanizmu filtrowania treści w oparciu o wybór użytkownika oraz napisane językiem przyjaznym dla beneficjentów. Treść napisana prostym językiem stanowi cenne uzupełnienie sformalizowanych informacji zamieszczanych w BIP oraz na witrynach urzędowych. Treść ta jest na bieżąco aktualizowana, co eliminuje omyłki. W przypadku witryn urzędowych informacje nie są zazwyczaj aktualizowane poprzez zastąpienie treści tylko poprzez dodanie nowego komunikatu z jednoczesnym współistnieniem treści zdezaktualizowanej. Kwestią wartą poruszenia jest także czytelność interfejsu graficznego strony dla osób z różnymi rodzajami niepełnosprawności. SOW oraz produkty towarzyszące są stale testowane przez szeroką grupę niepełnosprawnych użytkowników.
Poza informatorem wsparcia na Portalu SOW, zachęcamy do korzystania ze specjalnej nakładki na aplikację SOW, która umożliwia osobom niezorientowanym w przystępny i interaktywny sposób wybór odpowiedniej formy wsparcia. Dostęp do tej nakładki jest w kilku miejscach m.in. w oknie logowania systemu czy na Portal SOW. Bezpośredni adres: https://sow.pfron.org.pl/wnioskodawca/kreator.

6. W piśmie znajduje się również informacja, że planujecie zmienić procedury AS i aplikowanie o środki będzie się odbywać w SOW – co w przypadku nieprzystąpienia powiatu do korzystania z systemu?

Od stycznia 2020 r. System SOW będzie jedynym narzędziem informatycznym autoryzowanym przez PFRON do obsługi programu Aktywny Samorząd. Dla powiatów, które nie zdecydują się na przystąpienie do Systemu SOW, będzie należało wypracować rozwiązanie zastępcze w zakresie obsługi środków finansowych i raportowania. Jednym z możliwych scenariuszy wydaje się ten, w którym przystąpienie do programu AS wymagać będzie samodzielnego dostosowania istniejących rozwiązań informatycznych użytkowanych przez JST do wymogów procedury programu opartej o System SOW oraz zintegrowania tych narzędzi z SOW na koszt JST. W chwili obecnej żadne konkretne decyzje w sprawie nie zostały podjęte z uwagi na rosnące zainteresowanie Systemem. SOW został wdrożony już w ponad połowie powiatów w kraju.

7. W ocenie Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie, zarówno PFRON, jak i JST są odrębnymi administratorami danych osobowych, ze względu na różnice celów przetwarzania danych osobowych (PFRON – kontrola, JST- realizacja zadań ustawowych), a zwłaszcza sposobów przetwarzania danych osobowych wnioskodawców w ramach SOW;

Potwierdzamy. Kwestia administratorów danych osobowych jest uregulowana w Rozdziale VII pkt 3 Regulaminu korzystania z Systemu SOW, który stanowi:
3. Administratorami danych osobowych Użytkowników są:
1) PFRON – al. Jana Pawła II 13, 00-828 Warszawa.
2) Właściwa jednostka samorządu terytorialnego lub samorządowa jednostka organizacyjna, wskazana w składanym Wniosku.

8. W sytuacji, kiedy do PCPR wpłynie wniosek osoby niepełnosprawnej w wersji papierowej, kontrola nad ochroną danych osobowych wnioskodawcy spoczywa na PCPR. Jednak po wprowadzeniu przez PCPR danych wnioskodawcy do SOW, PCPR traci kontrolę nad wprowadzonymi danymi, gdyż nie posiada wiedzy m.in. o: miejscu przechowywania danych, sposobie ich zabezpieczenia, innych odbiorcach danych;

Zawarcie porozumienia z PFRON jest wyrazem zaufania między instytucjami publicznymi. PFRON jest częścią administracji Państwa i jest zobowiązany do stosowania najwyższych standardów ochrony danych osobowych. Wsparcie informatyczne infrastruktury jest zapewniane przez profesjonalny podmiot zewnętrzny (firma Polcom S.A) wyłoniony w ramach procedury podlegającej przepisom PZP. System pracuje w środowisku technicznym opartym o IAAS, spełniającym wymagania min. TIER 3 cechujące się wysoką redundancją sprzętu i usług towarzyszących realizowanych przez samą usługę sprzętową. System spełnia wytyczne przepisów prawa w zakresie ochrony danych osobowych, m.in.:
• umożliwia pełną rozliczalność czynności przetwarzania,
• wykorzystuje szyfrowaną transmisję danych,
• posiada mechanizm wymuszania zmiany hasła,
• posiada możliwość zastosowania pseudonimizacji,
• umożliwia odnotowanie zgody oraz sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych.
Jednostka, na podstawie podpisanego porozumienia, może zawsze dopytać o szczegółowe kwestie zastosowane przez PFRON w tym rozwiązaniu.

9. PFRON jednostronnie zachowuje dla siebie prawo zawierania umów z innymi podmiotami w zakresie przetwarzania danych osobowych wnioskodawców, których to dane zostaną wprowadzone do SOW przez PCPR;

Prawo zawierania umów z podmiotami zewnętrznymi w zakresie powierzenia przetwarzania danych osobowych przysługuje zarówno PFRON, jak i JST. Jednostka samorządu będąc administratorem danych osobowych może powierzyć te dane innemu podmiotowi w trybie art. 28 RODO. PFRON również zastrzega taką możliwość poprzez wskazanie takiej możliwości w treści porozumienia.
Kwestia powierzenia przetwarzania danych osobowych w imieniu JST jest uregulowana w pkt 6.2 Rozdziału VII Dane osobowe, który stanowi: W związku z przetwarzaniem danych w celach, o których mowa w ust. 4 i 5, odbiorcami danych osobowych Użytkowników mogą być:
(…)
2) inne podmioty, które na podstawie stosownych umów podpisanych z właściwą jednostką samorządu terytorialnego przetwarzają dane osobowe, dla których Administratorem jest ta jednostka samorządu terytorialnego.

10. W ocenie PCPR pkt 6 Rozdziału VII Dane osobowe - Regulaminu korzystania z Systemu SOW jest zbyt ogólny, bo w żaden sposób nie identyfikuje: "podmiotów", "dostawców", "podmiotów świadczących usługi serwisowe";

Zapis w pkt 6.3 Rozdziału VII Dane osobowe posiada optymalną szczegółowość. Informuje on, że PFRON dopuszcza korzystanie z usług zewnętrznych dostawców gotowych usług informatycznych oraz podmiotów świadczących wsparcie serwisowe. Takie sformułowanie pozwala jednoznacznie stwierdzić, jaki jest cel powierzenia przetwarzania danych osobowych – celem jest świadczenie standardowych usług wsparcia informatycznego. Zapis nie wymienia konkretnych podmiotów, które są wyłaniane w drodze postępowania przetargowego zgodnie z PZP. Informacja o podmiotach, z którymi PFRON zawiera umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych są publicznie dostępne na witrynie BIP PFRON. Umieszczenie nazw własnych tych podmiotów powodowałoby konieczność częstej aktualizacji Regulaminu.

11. W ocenie PCPR, kwestie ochrony danych osobowych powinny być uregulowane mocą szczegółowej umowy pomiędzy PFRON i powiatem, a nie ogólnego regulaminu, który jest wielokrotnie i jednostronnie modyfikowany przez PFRON.

Zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych są precyzyjnie uregulowane w przepisach prawa powszechnego obowiązującego zarówno PFRON jak i JST. Nie istnieje zatem konieczność dodatkowego sankcjonowania obowiązujących przepisów prawa w aktach niższego rzędu. Regulamin Systemu SOW nie jest aktem regulującym sposób ochrony danych osobowych, a jedynie dokumentem regulującym sposób korzystania z Systemu SOW odwołującym się do tych zasad.
Informuję, że regulamin SOW od czasu jego przyjęcia w sierpniu 2018 roku, był modyfikowany tylko raz i nie był wielokrotnie zmieniany. Taką formę porozumienia i regulaminu przyjęło ponad 270 Jednostek samorządowych w całym kraju.

12. Brak możliwości przywrócenia terminu dla konkretnego wniosku, który został złożony w terminie, ale przez pomyłkę został wycofany przez studentkę. Na infolinii SOW poinformowano nas, że trzeba otworzyć ponownie nabór wniosków dla wszystkich osób, a nie dla konkretnego wniosku.  Naszym zdaniem jest to niepoprawne działanie na korzyść osób chcących złożyć wniosek po terminie. Jednocześnie uważamy, że brak jest widocznej i konkretnej informacji dla składających wnioski, że w sytuacji wycofania wniosku jest on traktowany za niebyły i nie będzie mógł być rozpatrywany.

Trwają prace analityczne nad rozwiązaniem tej kwestii w oczekiwany przez Państwa sposób. Wkrótce w systemie zostanie dodany komunikat/konieczność podwójnego potwierdzenia: „Czy na pewno chcesz wycofać wniosek?” Kwestia zasad przywracania terminów w ramach Systemu SOW jest analizowana przez komórkę odpowiedzialną za prowadzenie programu Aktywny Samorząd. Spodziewamy się dostosowania lub zmiany zasad przywracania terminów w ramach systemu informatycznego. Planowany termin zakończenia analizy to 31 grudnia 2019 r. O wyniku analizy poinformujemy na portalu.

13. Studenci zgłaszają też problem, że po zakończeniu naboru wniosków nie mogą nanieść poprawek wskazanych przez realizatora i wtedy zapisuje się status wniosku – „Wycofany”.

Prosimy o podanie konkretnego przypadku/przesłanie printscreena w celu analizy.

14. Utrudniony kontakt telefoniczny z infolinią obsługującą SOW. Generuje to dodatkowe obciążenia realizatorów programu, którzy i tak nie maja wiedzy na temat informatycznej obsługi SOW. Poza tym studenci dzwoniący do Realizatora z pytaniami w sprawie SOW niezmiernie nerwowo reagują, gdy Realizator nie zna odpowiedzi na ich pytania. Wg studentów Infolinia nie działa prawidłowo, gdyż nawet przez kilka dni nie mogą uzyskać połączenia. Godziny obsługi w Infolinii również – wg studentów – winny być wydłużone.

Statystyki pracy infolinii oscylują wokół 90% odebranych połączeń. Infolinia zatrudnia pracowników PFRON i godziny pracy zgodne z godzinami pracy PRFRON.

System wsparcia Wnioskodawców w ramach Systemu SOW zakłada 4 kanały komunikacji: dedykowana skrzynka pocztowa, formularz kontaktowy na portalu, skrzynka e-PUAP i infolinia. Na chwilę obecną wskaźniki reakcji na zgłoszenie w wymienionych kanałach kontaktu oscylują na poziomie kilkunastu minut. Ponadto dodatkowego wsparcia informacyjnego udzielają Oddziały regionalne PFRON. Odnosząc się do kwestii podniesienia poziomu wiedzy Realizatorów, to przeprowadziliśmy w 2019 roku ponad 30 dedykowanych szkoleń we wszystkich województwach.

15. Brak informacji we wniosku, ile semestrów trwa dana forma kształcenia oraz czy została ukończona. Informacje te są niezbędne przy obliczaniu wysokości dodatku oraz w ogóle przyznania pomocy, w sytuacji, gdy student nie zakończył jednej formy kształcenia, a rozpoczyna drugą taką samą. Z uwagi na brak tych informacji Realizator jest zmuszony podejmować dodatkowy kontakt z wnioskodawcą, by ustalić te istotne do decyzji dane. Poza tym pozyskane informacje i tak nie będą zapisana we wniosku SOW. Należałoby zmodyfikować wniosek w tym zakresie.

Zagadnienie zostało zlecone do realizacji Wykonawcy. Od stycznia 2020 roku wniosek na moduł II zostanie uzupełniony o informacje dotyczące ilości semestrów w ramach danej formy kształcenia.

16. Brak ogólnej informacji przy „oglądaniu” bądź „obróbce” wniosku na jakiej sprawie się jest. Wchodząc w sprawę i przeglądając kolejne karty można się pogubić (zwłaszcza, że pracownicy nie tylko obsługują wnioski SOW – odbierają telefony, przyjmują interesantów). Rozwiązaniem byłby górny pasek z nazwiskiem podczas całego przeglądania wniosku

Państwa propozycja zostanie przekazana do analizy Wykonawcy. Proponowane rozwiązanie zostanie przeanalizowane przez zespół rozwojowy Systemu SOW. Chciałabym przypomnieć, iż w górnej części każdego wniosku są dane podstawowe Wnioskodawcy.

17. We wniosku dopisek: „pobyt stały” w miejscu wypełniania ADRESU ZAMIESZKANIA myli wielu studentów i wpisują w tym miejscu adres meldunku stałego, który często jest w innym mieście niż xyz. Drugą sprawą wynikającą z tych pomyłek jest fakt, że wnioski kierowane przez studentów do Realizatora: xyz - miasto na prawach powiatu są przez system „przepuszczane”. Winien być założony filtr, który nie przepuści wniosków kierowanych do danego Organizatora (np. xyz) z wypełnionym adresem zamieszkania innym niż xyz.

Zapis „pobyt stały” zostanie zastąpiony „adresem zamieszkania”. Należy jednak pamiętać, iż Wnioskodawca ma konstytucyjne prawo do złożenia wniosku w dowolnej instytucji.

18. We wniosku w miejscu wypełniania: UZYSKANA DOTYCHCZAS POMOC NA EDUKACJĘ NA POZIOMIE WYŻSZYM winien być zastosowany filtr do wyboru: studia I°, studia II°, studia podyplomowe itd., gdyż studenci wpisują w tym miejscu nieistotne informacje np. studia wieczorowe, studia zaoczne, studia przez internet itp.

Czy uwaga dotyczy aktualnego wzoru? Prosimy o doprecyzowanie, we wniosku w tej sekcji znajduje się pytanie: "Czy wnioskodawca korzystał ze środków PFRON na dofinansowanie do edukacji na poziomie wyższym?" oraz miejsce na wpisanie uzyskanej dotychczas pomocy ze środków PFRON na edukację na poziomie wyższym.

19. Wyświetlanie rekordów (bardzo pomocne przy przeglądaniu wniosków) nie jest przez system zapamiętywane. Raz wybrany rekord np. „100” winien pozostać taki do czasu jego zmiany przez obsługującego dane wnioski. Tymczasem po wyjściu z danego zagadnienia wniosku rekord wraca do pierwotnego ustawienia „20” i za każdym razem trzeba to zmieniać.

Zagadnienie zostało zlecone do realizacji Wykonawcy. Realizacja zaplanowana jest na styczeń 2020r.

20. System winien w sposób jasny informować o konieczności składania podpisu elektronicznego przy każdej zmianie, którą studenci nanoszą (po odesłaniu wniosku do poprawy przez Realizatora).

System wyświetla taki komunikat przy każdej próbie wysłania wniosku do instytucji. Jeśli z Państwa perspektywy wskazany byłby dodatkowy sposób informowania, prosimy o sugestię.

21. Na spotkaniu rok temu w sprawie informacji o SOW było powiedziane, że system „nie przepuści” wnioskodawcy, który nie załączy i nie wypełni wszystkich wymaganych załączników i pół. Powoduje to, że wnioski przychodzą nie kompletne – co wydłuża proces ich rozpatrywania.  Jak w każdym innym powszechnie dostępnym formularzu, jeżeli wnioskodawca chce przejść „dalej” pojawiają się czerwone pola, które należy uzupełnić.

W przypadku braku uzupełnienia pola obowiązkowego oznaczonego gwiazdką, System informuje o zaistniałym braku i nie pozwala wysłać wniosku do instytucji. Jest to technicznie niemożliwe, aby System weryfikował treść załączników i o tym również byli Państwo wcześniej informowani.

22. Co jako Realizator winniśmy zrobić, gdy wnioskodawca jako miejsce zamieszkania wskazuje inną miejscowość niż xyz. Zgodnie z KPA należy przekazać wniosek zgodnie ze wskazaną właściwością miejsca pobytu do innego MOPS/PCPR itp. System SOW nie przewiduje takiego przekazania drogą elektroniczną do innego PCPRu. Czy należy taki wniosek przekazać w wersji papierowej? Czy wobec takiego postępowania student traci prawo do wypłaty dodatku (800 zł); zwłaszcza, że nabór jest już zakończony (po 10 X)? 

W tej sytuacji proponujemy wygenerować wniosek w formacie pdf i przesłać na skrzynką ePUAP do odpowiedniej instytucji wraz z potwierdzeniem, że wniosek został złożony w wersji elektronicznej. Informację o przekierowaniu wniosku do właściwej instytucji należy przekazać również Wnioskodawcy, a wniosek w xyz odrzucić z adnotacją, że został przekazany według właściwości terytorialnej. Potwierdzamy, że wniosek jest złożony w terminie i przysługuje dodatek. Trwają pracę nad uruchomieniem funkcjonalności, w ramach której Realizatorzy będą mogli przesyłać wniosek w Systemie SOW do właściwej instytucji.

Można także rozważać podpowiedź dla wnioskodawcy – „miejsce zamieszkania to miejscowość, w której przebywa się z zamiarem stałego pobytu, będąca ośrodkiem życia codziennego, w którym skoncentrowane są plany życiowe. O miejscu zamieszkania nie decyduje jedynie fakt przebywania w określonym mieście, ale również zamiar stałego pobytu i chęć skoncentrowania swoich interesów życiowych w danym miejscu. Można mieć tylko jedno miejsce zamieszkania. Właściwość powinna być ustalana w oparciu o aktualnie istniejący stan faktyczny, a nie stan formalny (meldunek) czy plany możliwe do realizacji w bliżej nieokreślonej przyszłości. Fakt czasowego przebywania w danej miejscowości np. na czas nauki lub realizacji umowy o pracę na czas określony - nie jest wystarczający by uznać, że jest to miejsce zamieszkania.”