FAQ - wdrożenia Systemu SOW

Porozumienie

1. Kto jest stroną Porozumienia?

Stronami porozumienia są Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych (PFRON) oraz Miasto lub Powiat (dla obu przypadków definiowane jako JST). Jednostkami podległymi pod JST są samorządowe jednostki organizacyjne (SJO).

2. Kto może podpisać porozumienie?

Wariant 1: Prezydent miasta lub starosta.

Wariant 2: Osoba upoważniona na mocy uchwały lub pełnomocnictwa. W tym przypadku do papierowej wersji porozumienia wysyłanej pocztą należy załączyć oryginał dokumentu lub kopię poświadczoną za zgodność z oryginałem.

3. Czy należy wypełniać dane ze strony PFRON?

Nie należy wypełniać danych dotyczących PFRON. Są to pola wypełniane przez pracowników PFRON.

4. Czy należy wypełniać numer porozumienia i datę porozumienia?

Należy zostawić puste miejsca na nadanie numeru i daty porozumienia. Numer porozumienia jest kolejnym numerem w rejestrze porozumień i będzie nadawany przez PFRON. Datę porozumienia wpisana będzie w PFRON po jego podpisaniu przez obie strony.

5. Jakie dane należy uzupełnić w par. 4 ust. 1 pkt. 2, w którym wpisuje się urzeczywistnienie porozumienia ze strony jednostki?

W punkcie tym należy wpisać jednostki takie jak: Miejskie Ośrodki Pomocy Społecznej, Powiatowe Centra Pomocy Rodzinie, Powiatowe Urzędy Pracy, które zostaną objęte System SOW w ramach przystępującego JST.

6. Jakie dane należy uzupełnić w par. 4 ust. 2 pkt. 2, w którym wskazuje się dane do bieżącej współpracy?

Należy podać dane kontaktowe do osoby, do której będą kierowane informacje dotyczące istotnych postanowień z punktu widzenia Systemu  SOW. Dane powinny zawierać: imię, nazwisko, funkcja, nr tel., e-mail.

 

Szablony konfiguracji:

1. Czy należy wypełniać Szablon Konfiguracyjny Danych Jednostki?

Tak, szablony konfiguracyjne posłużą do zdalnego stworzenia kont dla użytkowników Systemu, zatem są niezbędne do jego wdrożenia w jednostce. Przy wypełnianiu szablonów należy posługiwać się jedynie danymi służbowymi (e-mail, nr telefonu). Dane Użytkowników, wypełnione w szablonach nie będą widoczne dla Wnioskodawców.

Ważne: Wypełnione szablony konfiguracyjne będą przekazywane Wykonawcy odpowiedzialnemu za instruktaże stanowiskowe, które formalnie przystąpią do Systemu SOW.

2. Co to jest numer TERYT?

Numer TERYT to numer z rejestru urzędowego podziału terytorialnego Polski, prowadzonego przez Główny Urząd Statystyczny. TERYT można sprawdzić korzystając z wyszukiwarki na stronie internetowej GUS:

http://eteryt.stat.gov.pl/eTeryt/rejestr_teryt/udostepnianie_danych/baza_teryt/uzytkownicy_indywidualni/wyszukiwanie/wyszukiwanie.aspx?contrast=default

3. Jaki numer konta bankowego należy wpisać do Szablonu Danych Jednostki?

Należy podać numer konta dedykowanego do rozliczeń środków pomiędzy JST, a PFRON.

W przypadku posiadania przez jednostkę kilku kont bankowych dedykowanych do obsługi środków PFRON można podać w szablonie konfiguracyjnym więcej niż jedno konto bankowe. Wówczas jednak konta należy stosownie opisać. Np. konto do obsługi programu Aktywny samorząd, konto do obsługi zadań zlecanych itp.

4. Kto powinien być administratorem Systemu po stronie JST?

Zarządzanie kontami użytkowników i uprawnieniami w ramach jednostki JST wymaga wyznaczenia administratora. Domyślnie powinna to być osoba, która posiada merytoryczną wiedzę dotyczącą obsługi środków PFRON. Do uprawnień administratora należeć będą np.:

- Uruchamianie nowych naborów wniosków w Systemie

- Dodawanie nowych szablonów pism, umów, decyzji

- Tworzenie kont nowych pracowników w Systemie

Ważne - do pełnienia roli administratora Systemu po stronie JST nie jest wymagana zaawansowana znajomość informatyki. Rekomendujemy, aby wyznaczyć co najmniej dwóch administratorów na wypadek urlopów i zastępstw.

5. Jaką rolę pełni Realizator Podstawowy?

Realizator Podstawowy to pracownik merytoryczny odpowiedzialny za ocenę formalną i merytoryczną wniosku oraz przygotowywanie pism i umów. Realizator Podstawowy może także wprowadzać w imieniu Wnioskodawcy do Systemu wnioski otrzymane przez jednostkę w wersji papierowej. Uprawnienia Realizatora Podstawowego nie pozwalają na zatwierdzenie wniosków i podpisywanie umów.

6. Jaką rolę pełni Realizator Rozszerzony?

Realizator Rozszerzony przydziela wnioski do Realizatorów Podstawowych, zatwierdza wnioski i podpisuje umowy. W domyśle to kierujący komórką organizacyjną lub jednostką. Realizator Rozszerzony weryfikuje ocenę formalną i merytoryczną wniosku po Realizatorze Podstawowym.

 

Regulamin Systemu

1. Czy dokument należy podpisać i przesłać o PFRON?

Regulaminu nie trzeba podpisywać i przesyłać w wersji papierowej. Akceptacja dokumentu będzie wymagana przez każdego użytkownika w momencie logowania do Systemu SOW. 

 

Wdrożenie Systemu SOW

1. Czy wdrożenie Systemu SOW jest obowiązkowe?

Obecnie System SOW stanowi dodatkowe narzędzie w procedowaniu wniosków o dofinansowanie ze środków PFRON. System nie jest obowiązkowy, natomiast zaleca się wdrożenie Systemu SOW ze względu na interes społeczny (umożliwienie Wnioskodawcom składania i rozliczania wniosków online) oraz na planowane w przyszłości wprowadzenie sprawozdawczości na linii JST-PFRON za pośrednictwem Systemu SOW.

2. Jaki jest termin na wdrożenie Systemu SOW?

Zakładany termin wdrożenia Systemu SOW w danej jednostce to kilkanaście dni od zawarcia porozumienia o przystąpieniu jednostki. Konkretne terminy wdrożeń są ustalane indywidualnie po podpisaniu porozumienia.

3. Jakie są wymagania dla JST dotyczące instruktażu podczas wdrożenia?

Jednostka samorządowa, która przystępuje do Systemu SOW (województwo, powiat lub miasto) wskazuje jednostki, które będą objęte wdrożeniem, np.: Starostwo deklaruje wdrożenie Sytemu w podległym PUP i PCPR. Wówczas należy umożliwić wszystkim docelowym użytkownikom możliwość odbycia instruktażu stanowiskowego w tym samym terminie. By zwiększyć efektywność, instruktaże będą prowadzone docelowo na komputerach pracowników mających być Realizatorami lub Administratorami. W przypadku wdrażania więcej niż jednej jednostki podległej dla danego JST, zaleca się by JST zapewniło technicznie możliwość przeprowadzenia instruktaży przez udostępnienie sali konferencyjnej i odpowiedniej ilości komputerów.

4. Czy wdrożenie Systemu SOW oznacza, że dana jednostka musi od tego momentu prowadzić nabory za jego pośrednictwem?

Wdrożenie Systemu SOW nie oznacza konieczności korzystania z niego. Zakres działań realizowanych w Systemie będzie określał administrator w danym JST.